Entendemos Project Management como la disciplina de planeamiento y de organización, que consiste en destinar conocimientos y recursos a la consecución de los objetivos de los diferentes proyectos. Cada proyecto tiene unos objetivos específicos, el cumplimiento de éstos es lo que marcará el éxito o el fracaso del proyecto.
Cada día las empresas se enfrentan a múltiples proyectos, ya se trate de la construcción de un edificio o la expansión de su actividad a nuevos mercados. Son proyectos que necesitan una gestión óptima para conseguir los objetivos que la compañía ha marcado, por este motivo, el Project Management es vital para las empresas.
El proceso de la Gestión de Proyectos incluye el desarrollo de un plan de proyecto, uno de los puntos más importantes de este plan son los objetivos, estos deben estar correctamente definidos y ser lo bastante concretos y cuantificables para su posterior evaluación. También se deben tener en cuenta las tareas necesarias para conseguir los objetivos fijados, así como la cuantificación de los recursos que se necesitarán. Además, se tienen que fijar el presupuesto y la fecha de finalización, dos puntos clave para su gestión. Cuando el proyecto es aprobado y se pasa a la acción, es importante hacer una buena implementación del plan del proyecto diseñado anteriormente, teniendo siempre en cuenta los controles regulares para asegurar que se cumplen con los objetivos, los plazos y el presupuesto, es lo que conocemos como hitos. Otro punto a tener en cuenta son los mecanismos de corrección para corregir las desviaciones si fuera necesario.
Normalmente la Gestión de Proyectos se hace siguiendo 5 grandes fases:
1. Concepción: Es muy importante que las ideas para los proyectos sean examinadas para determinar si el proyecto aportará un beneficio a la empresa y si es realista poderlo llevar a cabo.
2. Definición y planificación: El proyecto tiene que ser plasmado en papel definiendo el trabajo que se tendrá que hacer, el equipo debe priorizar las tareas, calcular el presupuesto, calendarizarlo y determinar los recursos necesarios.
3. Ejecución: En esta fase se distribuyen las tareas y se informa a los equipos de sus responsabilidades.
4. Control: Los Project Managers deben llevar un control del rendimiento del proyecto para compararlo con el planificado, también deben controlar el calendario para hacer adaptaciones o los cambios necesarios para cumplir con el plazo.
5. Finalización: Una vez se han completado las tareas y el cliente (o la empresa en el caso de un proyecto interno) ha aprobado el resultado, se debe hacer una evaluación que ponga en relieve lo aprendido en el proyecto para incluirlo en el histórico de proyectos.
Cada proyecto tiene sus peculiaridades y procesos distintos, pero al final todos consisten en usar el conocimiento, el tiempo y los recursos para conseguir unos objetivos, por eso el Project Management, la planificación y el control constante, es tan importante.
