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La planificación de proyectos

Un tiempo atrás introdujimos el project management en el blog con un post de presentación, en él hablamos de las distintas fases de la gestión de proyectos y hoy nos centraremos en la fase de planificación. La planificación es lo primero que se debe tener en cuenta al plantearse cualquier tipo de proyecto, la buena planificación de un proyecto es clave para su éxito.

El primer paso, y más complicado, en la planificación del proyecto es determinar sus objetivos, estos objetivos estarán marcados por los stakeholders. ¿Pero quiénes son los stakeholders? pues se trata de todas las personas implicadas de forma directa o indirecta en el proyecto. Se debe prestar especial atención a las personas que tienen una relación indirecta ya que son más difíciles de identificar, ejemplos de stakeholders serían: el cliente, los usuarios de esos resultados y todo el equipo del proyecto. Los objetivos deben casar con las necesidades de estas personas aportándoles un beneficio, se determinarán a través de entrevistas.

En segundo lugar debemos hacer una lista de los objetivos y definir qué se necesita para cumplirlos, es decir, los resultados que requieren y ponerles una fecha de entrega aproximada. Esta fase está muy ligada a la tercera, que consiste en crear el calendario y marcar los grandes hitos del proyecto, para ello se deben definir las tareas necesarias para conseguir los resultados y determinar el tiempo necesario para cada tarea y el recurso que la llevará a cabo. Una vez definido el esfuerzo y tiempo necesario para las tareas, se puede actualizar la fecha de la segunda fase a una más precisa. Un problema que puede aparecer es que el promotor del proyecto defina una fecha de finalización poco realista, en este caso se debe renegociar la fecha de finalización, emplear más recursos o disminuir los resultados a entregar usando el calendario del proyecto para justificar la negociación.

Por último, en la cuarta fase, se deben crear planes de soporte para cada una de las partes implicadas en el proyecto, esta planificación puede incluirse directamente en el plan general.

Plan de Recursos Humanos: se deben identificar las personas y organizaciones un con un rol de liderazgo por nombre, rol y responsabilidades que van a tener. Seguidamente se determina el número y perfil de las personas necesarias para poner en práctica el proyecto determinando una fecha de inicio y duración estimada de sus tareas así como el método por el cual se van a obtener.

Plan de comunicaciones: se debe crear un documento que especifique quien debe ser informado sobre los progresos del proyecto y cómo y cuándo recibirán la información.

Plan de mitigación de riesgos: la gestión de los riesgos en los proyectos es muy importante, pueden aparecer recortes de presupuesto inesperados, falta de compromiso de los recursos o un flujo de comunicación pobre con el cliente, entre otros. Por este motivo se deben listar los posibles riesgos que se identifiquen y determinar como se actuará en caso que ocurran.

Siguiendo estos pasos se obtendrá una buena planificación del proyecto que deberá ser actualizada a medida que el proyecto avance en el tiempo.

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